毎月新規のお客様が一店舗あたり100人来店されたとして、１年間で1,200。10年で12,000。
これが全て紙であれば、なかなかごっついボリュームであることが想像できます。
このとき悩ましいのが、管理方法。
いろんな美容室で拝見させていただくと、
・あいうえお順
または
・来店間隔順
または
・その２つのミックスバージョン
のいずれかである美容室が多いと思います。
しかしながら、紙カルテの数が増えてくるとその整理は大変な業務になっているとお聞きします。
ーーあいうえお順 の場合
数が多くなってくると、たとえあいうえお順に並べて整理していても、探し出すのがとっても大変。
加えて、しまうのが大変。。
例えば、「おおばやし」さんと「おのうえ」さんというお客様のカルテをしまう場合、「お」の中でも順番に整理しなければいけなくて、
どのお客様の間にしまえばいいか、なんてやっているうちに時間がかかってしまう、という感じなんだと思います。
ーー来店間隔順 の場合
これはメンテナンスが大変ですね。
月が変わるたびに棚卸しして、、、というように。
そんなことを考えると、やっぱりデジタル化、電子カルテ化はとっても効率的です。
電子化のメリット
カルテ電子化の良い点はいろいろありますが、”検索性”が向上するというのは大きなメリットの一つです。
名前から検索するのもあっという間、来店日での整理も自動。物理的な場所をとらないということもありますね。
蓄積している情報を効率良く活用できる環境をつくることができ、その分、カルテに関わる業務（作成だけではなく整理や活用も含めて）が圧倒的に効率化されるはずです。
もちろん、美歴も蓄積しているカルテをより効率的に活用いただけるような機能を実装してます。
意外と使われていないのですが、、、そのための便利な検索に関する機能をご紹介します。
美歴のお客様リストでの検索・絞り込み機能
まずは、「お客様/スタッフ」でお客様リストを表示します。
続いて、左上の虫眼鏡アイコン「検索」をタップします。すると、検索窓が表示されます。
ここでお客様の姓から検索することができます。ここまではよく使われている機能です。
検索窓の右側に「ろうと」のアイコンがあります。これ、”絞り込み”ができるという意味なんです。タップしてみましょう。
すると、このように、来店間隔やお客様の誕生月で絞り込み検索ができます。
ためしに、前回来店から４ヶ月以上経過している方を抽出してみましょう。
ぬぉ。。たくさん出てきました。これは良くない例ですね。。たくさんのお客様が長期来店されていないということです。
このように、自分のお客様のうち、前回のカルテ作成から長期来店されていない方が一瞬で把握できるわけです。
ちなみに、誕生月と組み合わせて抽出することも可能です。
「しばらく来店されていない、かつ来月誕生日を迎える方に、DMを送ってみる」、といったデータの活用も効率良くできます。
このように、カルテ情報を電子化し、それを適切に活用すると、カルテ業務全体に対して圧倒的な効率化ができます。
美歴をお使いの方は、ぜひぜひこの絞り込み機能を試してみてください。
記事筆者：藤波裕樹
