「今日来店」「明日来店」機能で美歴カルテ管理を効率化!

業務にITを導入する最大の目的は、”効率化”だと考えます。

紙カルテ管理において、大変に非効率な業務の一つに、
”今日来る(または明日来る)お客様のカルテを探して、いつでも閲覧できるように用意しておく”
ということがあるサロンさんも多いのはないでしょうか。

私が知っているサロンさんにも、アシスタントさんが毎晩、閉店後業務や練習終了後に何十分もかけて、明日予約が入っているお客様の紙カルテを引っ張り出してくる、ということをされているところがあります。

紙カルテでも、整理の仕方でもっと効率良く管理できるとは思いますが、デジタル化(IT化)すると、劇的に効率化されます。

美歴も、もちろんカルテ管理業務の効率化にいかに貢献できるかを考え、改善、機能の追加を行っております。

その中で、大変好評な機能の一つが、”今日来店”/”明日来店”設定機能です。

この機能は、簡単に言うと、大量のお客様が美歴に登録されていても、今日(または明日)来店されるお客様をすぐに見つけられるというものです。
しかも、店舗管理サービスを使っているサロンさんであれば、スタッフ全員でその情報が共有できるので、自分の担当しているお客様ではなくても、今日来店予定のお客様が把握でき、過去のカルテもすぐにチェックできるので、店舗全体の接客力向上に役立てていただけます。

使い方を画面でご紹介しますが、とても簡単です。朝礼前に、今日来店予定のお客様のカルテを準備する想定でご説明します!

まずは、「お客様」リストで検索ボタンをタップします。


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検索窓に、今日来店予定のお客様の姓を入力すると、ヒットしたお客様が表示されます。

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対象のお客様の名前をタップして、名前の左下に表示されるカレンダーアイコン「今日来店」をタップします。

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すると、「今日来店」という帯にグルーピングされます。

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検索ボタンをもう一度押して、リストを戻してみると、リストの一番上に表示されるようになったのがわかると思います。

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店舗管理サービスを利用していて、カルテ共有していれば、「スタッフのお客様」から自分以外のスタッフが設定している「今日来店」「明日来店」リストを確認することができます。

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前日夜に設定する場合は、「明日来店」で設定しておけば、次の日、自動で「今日来店」リストとして表示されます。

この運用を癖付けることで、日々のカルテ管理業務がかなり効率化されるはずです。

店舗全体で、1日20人のお客様が来店されると仮定し、カルテを探して、しまう作業がお客様一人当たり2分短縮されれば、、、

20人×2分 = 40分(/1日あたり)

短縮できるわけです。それが1ヶ月20日としたら、、、

40分×20日 = 800分 = 13時間(1ヶ月あたり)。

おぉ、これはすごい。。

美歴を使う使わないに限らず、非効率をほんの少し効率化するだけで、これだけの時間的インパクトがあるわけです。

もちろん、美歴でもまだまだ数多くの改善点があり、もっともっとパフォーマンスの高いものしなければならないと考えています。
一つ一つ、改善してまいりますので、宜しくお願いします。

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