以前から紙のカルテ運用に課題を感じていました。
保管場所の確保が難しくなってきたり、多い時では1日50人ほど来店されるお客様のカルテを探したりしまったりなど負担に感じていました。
また、当日来店されるお客様の紙カルテは受付に用意していたのですが、お客様を迎えるにあたって受付周りがごちゃごちゃしているのも課題に感じていました。
そんな中、美歴さんから私たちと似たような規模のサロンさんの業務効率化事例をお聞きし、興味を持ちました。

弊社では以前から別のPOSレジを使っており、それに使い慣れていたので変えたくありませんでしたが、美歴の電子カルテシステムは必ずしもPOSレジを入れ替えなくても運用ができることや、タブレットなど専用の機器を用意しなくてもスタッフの持っているスマホをそのまま使うことができること、そのアプリ自体もとても使いやすそうな点などに魅力を感じて導入を決めました。
また、導入前から美歴の営業担当の方がサロンの現状を詳しくヒアリングしてくれて、不安点や課題の解消だったり、導入した場合の適切な運用フローの提案をいただいたことも決め手の一つでした。

導入してみると、以前は1日30分以上かかっていた紙カルテ関連の業務を大幅に削減することができ、全店舗合計で月間90時間の業務効率化を達成することができました。
特に紙カルテの準備を行っていたレセプションの業務が大きく改善され、お客様に向き合える時間や店内の掃除の時間に充てられるようになったのは大きな変化です。

写真をカルテの中で管理できるようになったのもメリットに感じています。
個人的にはパーマの巻きおさめを写真で残せるのはすごく助かっていて、パーマの構成やロッドのサイズが一目でわかり次回以降の提案がしやすくなりましたね。
こればかりは紙では実現できなかったので、デジタル化ならではのメリットですね。

新規のお客様にはご来店後にカウンセリングシートのご回答と施術同意書の署名をお願いしています。
店舗に設置してあるQRコードをお客様のスマホで読み込んでいただき、そのままお客様のスマホで入力いただいています。
その後スタッフ向けアプリでカウンセリングシートの内容を確認しながらカウンセリングを行います。

リピートのお客様の場合は前日までにカルテを検索し、ご来店予定を登録します。
それによってリストの上の方に当日のカルテが並ぶので、営業中にカルテを探さなくていいのは楽ですね。
そこから前回までの施術記録を確認しながらカウンセリングに入ります。

また、弊社では小さいお子様連れのお客様にも安心してご利用いただけるように、保育資格を持つスタッフ常駐のキッズルームを6店舗で併設しています。
キッズルームご利用のお客様には同意書への署名をいただいていますが、こちらも美歴の機能を活用しています。

この署名もお客様のスマホから手書きサインを入力いただき、それを自動でカルテに紐づけて管理できるので、運用がとても楽になっています。

施術中や施術後に施術記録へ薬剤の入力や写真の登録を行います。
カラーにこだわりをお持ちのお客様に対しては「写真を残して、次回以降も一緒に確認できるようにしていきましょう」とお伝えして仕上がりの撮影をするととても安心していただけますね。

弊社は歴史が長いこともあり、長年紙カルテでの運用に慣れていたため、電子カルテがうまく活用することができるか不安がありました。
また、9店舗もある中で全店に一気に導入して現場が混乱しないかの心配もありました。

導入直後は店舗間で運用状況の差がありましたが、シンプルでとてもわかりやすいこともありスタッフへの馴染みは思ったよりもスムーズに進めることができました。

サポート体制も手厚く、紙カルテからの移行方法の案内がしっかりしていたことや、運用開始後も専用LINEグループで各スタッフからの質問に対して即時回答いただけたりなど、安心して運用することができました。