「一つのシステムにまとめることによる大幅な効率化を実感できました」

-- 美歴を導入したきっかけ、導入したことによる効果を教えてください。

新規開業に伴いカウンセリングシートや契約書を運用に合わせて柔軟にカスタマイズできるサービスがないか探していたところ、美歴のWebカードを見つけたことがきっかけです。
美歴について詳しくお話を伺うと、予約から顧客管理、レジやクレジット決済、月額会員の決済管理、お客様とのやりとりなど、業務上でやりたかったことが全てできることが分かりました。

実は最初にお話をお聞きした時点では、レジや予約管理、月額会員管理などはいくつかの他社サービスで運用することを決めていました。
ですが、全部が連動することの業務効率性や一つのシステムに集約することによるコストメリットなどに魅力を感じ、それらを全て取りやめて美歴一つで管理することにしました。

独立までの経験では適材適所で複数のシステムや紙で業務を管理することが当たり前だと思っていましたが、実際に美歴を運用してみて一つのシステムにまとめることによる大幅な効率化を実感できました。

弊社では月額会員制を事業の中心にし、会員様には特別感を持っていただくサービス提供をしたいと考えていましたが、カスタマー向けの美歴アプリがそれを叶えてくれています。
会員様にのみアプリの登録をご案内し、施術記録の共有や美容に関する情報提供、キャンペーンの発信など会員様限定のサービス運用が無理なくできています。 さらにECの定期購入により、会員様のお手間をかけることなく毎月の会員費の決済も行えるので、売上向上に一役買ってくれています。

また、新規集客は紹介を柱にしようと考えていたのですが、Web予約フォームと連動した紹介ページも大いに活用しています。
誰が誰を紹介してくれたのか自動でカルテに記録されるので、紹介のお礼なども管理しやすいのも助かっています。

美歴はアップデートで新しい便利な機能がどんどん追加されていて、最近ではスタッフの勤怠管理も活用しています。
これも最初は別システムを使っていましたが、美歴に統合できるようになったことでより便利になりました。

「適切にフォローができる体制になっています」

-- 普段の美歴の使い方を教えてください。

予約は美歴のWeb予約フォームを利用しています。
美歴の紹介ページやホームページ、SNSにフォームのリンクを貼り付けたり、QRコード化してプリントしたチラシを知り合いの飲食店に置いてもらうなどしてご新規様を受け付けています。

月額会員様の場合はご来店時にその場で次回予約を調整するのでお客様から予約していただくことはほとんどありません。
既存のスポット利用者様はLINEでご連絡いただいたり、ご新規様と同様にWebフォームからご予約を受け付けています。

お客様が来店されたらWebカードを使ってカウンセリングを行います。
初めてご来店のお客様は身分証明書を提出いただく必要があるのですが、免許証などを撮影させていただき美歴のカルテ内に保存します。

そして、入力いただいたカウンセリング内容を担当スタッフが確認しお悩みを解決するための最適な施術メニューを提案します。
提案したメニューが初めてのお客様には、Webカードで作成している同意書へ手書きの署名をいただきます。

既存のお客様については、スタッフアプリのカルテ一覧の一番上に今日来店予定のお客様として表示されていて簡単に過去の施術が振り返えられるので、それを確認してから施術に入ります。

施術の際、アイブロウやヒゲ脱毛など、施術前後の変化がわかりやすいメニューの場合には、ビフォーアフター写真を撮り施術内容と共に管理しています。

施術後、月額会員になっていないお客様には入会のご案内をします。
入会に同意いただいたお客様にはWebカードで作成している概要書面と契約書面に手書き署名をいただき、署名が反映した書面を印刷します。
印刷をしている間にカスタマー向け美歴アプリのインストールと会員登録をおこなっていただき、書面をお渡ししたらアプリのEC画面でご契約いただいた会員種別のチケットを定期購入していただきます。

その後、次回予約の調整をしアプリに予約日時の登録をします。予約日の１日前に自動でリマインド通知するようにしていて、お忘れがないようにしています。

もちろん、先の予定がわからずその場で次回予約を確定できない方もいらっしゃいます。
そういったお客様には次回来店おすすめ日をアプリに登録しておき、おすすめ日の７日前にお客様にリマインドを自動通知し、予約のお手続きを思い出していただくようにしています。
さらに５日前にはスタッフにも自動通知し、その時点で予約が入っていない場合は予約をお取りしやすい日時を個別のメッセージでご案内しています。
この運用は月額会員様以外のお客様にも活用していて、次回おすすめ来店日が近くなった際には適切にフォローができる体制になっています。

最後にお会計となりますが、月額会員様の場合はチケットの定期購入ですでにお支払い済みとなっているのでそのままお帰りいただけます。
ご新規様やスポット利用のお客様は美歴のレジでお会計をします。Square連携によるキャッシュレス決済も可能となっているので便利ですね。

１日の営業終了時には管理画面でレジ締めを行います。
日々の売り上げデータは画面上で簡単に確認できるのでそのまま店舗のミーティングに活用しています。
また、会計士に提出するためのCSVデータのダウンロードもできるので売上管理業務も全て美歴で完結できています。

「スタッフにはスムーズに日々の運用を浸透できました」

-- 導入時苦労した点はありましたか？

　サロン業務の全てに関わるシステムでありかつ初めて使うものだったので、スタッフへ使い方の落とし込みを始める段階ではちょっと苦労しそうだなと感じていました。

でも美歴のサポート担当の方がお店の業務フローをしっかり理解し、最適な運用をスピーディーに教えてくれたおかげでマニュアルを早期に整備でき、スタッフにはスムーズに日々の運用を浸透できました。

また、お客様に最適なご提案をするためにはカウンセリングシートの設問内容や設問の流れがとても重要でかなりこだわりましたが、Webカードのカスタマイズを柔軟に対応いただき、理想通りのものを作ることができたのも大変助かりました。

「業務効率化やサービスの向上に繋がる機能が出てくれば積極的に活用したいと思っています」

-- 今後活用してみたい美歴の機能はありますか？

　ほとんどの機能を活用しているので現時点ではありませんが、美歴はバージョンアップがどんどん行われているので当店にとって業務効率化やサービスの向上に繋がる機能が出てくれば積極的に活用したいと思っています。